Как правильно планировать свое время, чтобы все успевать?

Как правильно планировать свое время, чтобы все успевать? Князья и Капуста
Князья и Капуста
Ноябрь 2019
Поделиться:

Сегодня мы поговорим о теме, актуальной для руководителя любого уровня, – о планировании времени. Без овладения этим навыком невозможно достичь высоких результатов, зато можно очень быстро попасть в ловушку бесконечного стресса, когда дела накапливаются так, что едва остается несколько часов на сон, не говоря уже об отдыхе и личной жизни.

Итак, 6 рекомендаций:

  1. Обязательно выделять время на планирование. Понадобится около одного часа раз в неделю, лучше всего в воскресенье вечером. Впрочем, если вы жаворонок и встаете бодрым и веселым задолго до начала рабочего дня, эту процедуру можно проводить в понедельник утром.
Как правильно планировать свое время, чтобы все успевать?
Чтобы эффективно распланировать все дела, нужно уделить этому процессу минимум час
  1. Написать на черновике все дела на неделю, не пытаясь сразу анализировать и рассортировывать их.
  2. Распределить дела по категориям и перенести их на чистовик:
    • Срочное – то, что нужно сделать незамедлительно. Как правило, выполнение срочных дел не требует много времени;
    • Важное – то, что имеет существенное значение для дальнейшей деятельности. На эту категорию тратится довольно продолжительный временной отрезок;
    • Большое – это стратегические задачи, которые не решаются в течение недели, ведь для их реализации требуются месяцы, а то и годы. На их обдумывание нужно выделять как минимум два часа каждый день.
  3. Вести учет времени. Для этого напротив каждого планируемого дела следует поставить предположительную продолжительность. А по окончании его – реальную.

    Это, во-первых, позволит понять, сколько в действительности уходит на выполнение задачи того или иного типа. Во-вторых, будет подстегивать работать в полную силу, не растягивая простую процедуру на полдня. В-третьих, упростит планирование в будущем: когда человек прописывает рукой и видит глазами определенное число, мозг фиксирует, сколько времени отводить на подобные задания, и в дальнейшем действует автоматически.

  4. Перед выполнением дел категории «большое» необходимо ставить 2–3 срочные задачи. Для их осуществления понадобится 40–60 минут, этого хватит, чтобы мозг вошел в рабочий ритм и не тратил время для проработки стратегии впустую.
  5. Планировать перерывы в рабочем процессе. Прежде всего, выделить один час на обед. В это время не вести переговоры, не просматривать документы, не думать о путях развития компании – иными словами, полностью отключиться от дел. Такой подход позволит «перезагрузиться», то есть очистить мозг. И тогда придут новые идеи и нешаблонные решения.

Еще в течение дня стоит делать две кофе-паузы по 5–15 минут, также отключаясь мыслями от бизнеса. Таким образом, каждые 2–3 часа будет перерыв: например, первая кофе-пауза в 11:00, обед в 13:00, вторая кофе-пауза в 16:00. Возможно, так не получится каждый день, но стремиться к такому распорядку нужно – он повысит продуктивность работы.

Чтобы облегчить планирование, рекомендуем использовать планинг «Князья и Капуста» – он разбит на графы, которые помогают сортировать дела на срочные, важные и большие, составлять различные списки и т. п.